Elaboramos esta guía para ayudarte a digitalizar tu empresa
La digitalización empresarial es un término cada vez más presente en todos los aspectos de nuestra vida: desde las interacciones sociales, pasando por las compras online, hasta las relaciones profesionales, todo se realiza por medio de canales digitales.
Estas tendencias, entre otras cosas que te iremos contando en este post, reflejan lo importante que es digitalizar tu empresa y sus servicios. Nos enfrentamos a una etapa en la que el cambio es constante, por lo que la adaptabilidad es una características determinante a tener en cuenta.
Muestra de todo lo anterior es el impacto digital que trajo consigo un suceso mundial como la pandemia generada por la Covid-19, la cual marcó un punto de inflexión y destapó (aún mas) una necesidad: que las empresas estén conectadas.
No cabe la menor duda de que la digitalización empresarial es un reto importante para las pymes, pero también es una gran oportunidad para apoyarse en las nuevas tecnologías e incorporar otras formas más eficientes y optimizadas de trabajar, a la par que incrementar la competitividad y rentabilidad.
¿Qué pasos dar cuando hablamos de digitalización empresarial?
Digitalizar una empresa comienza por pasar de usar herramientas de trabajo tradicionales y apostar por la tecnología digital para automatizar procesos, gestionar y coordinar tareas o tener presencia digital, y, ante todo, introducir dispositivos TIC en el día a día de la rutina de trabajo.
Para poder dar un paso adelante y alcanzar un nivel de digitalización óptimo, como mínimo, tu empresa debería contar con una conexión de Internet (rápida a ser posible), al igual que equipos y dispositivos móviles que permitan la interconexión entre los miembros de la empresa y su relación con clientes y proveedores.
10 Herramientas para la digitalización de tu empresa
Para iniciar la digitalización empresarial de tu Pyme es indispensable contar con las herramientas digitales que mejor respondan a las necesidades y a la actividad principal de la empresa.
Por eso hemos seleccionado 10 herramientas que te ayudarán con la gestión de documentos, a manejar tus presupuestos y a poder estar en contacto con tu equipo de trabajo.
1. G Suite: paquete de apps básicas
Este paquete de aplicaciones para negocios de Google te da la posibilidad de sincronizar en tu smartphone todas esas apps que necesitarás para gestionar tu empresa como son: el correo de Gmail, tu lista de contactos, el paquete Office online, entre otros. Igualmente G Suite proporciona un acceso directo a la consola del administrador para supervisar y sincronizar las tareas de tu equipo de trabajo.
Dispone de una prueba gratuita de dos semanas, luego deberás contratar alguno de sus planes en este enlace.
2. Google Drive, la clave para la digitalización empresasial
Si dispones de una cuenta de correo electrónico en Gmail ya podrás acceder a este servicio de Google.
Con Google Drive tendrás una herramienta en la que almacenar, organizar y gestionar los archivos y documentos que cada día manejas en tu empresa, a la vez que contarás con una copia de seguridad de estos. Igualmente podrás acceder al servicio de Google Docs y elaborar documentos colaborativos con tu equipo.
En el plan gratuito dispones de una capacidad de almacenamiento de hasta 15 GB.
3. Slack, para trabajo en equipo
Gestionar proyectos desde una aplicación es posible gracias a herramientas como Slack. Con esta herramienta de comunicación se puede agilizar y hacer más eficiente el trabajo en equipo gracias a un modelo basado en la mensajería instantánea, que permite establecer un panel de comunicación y de gestión de proyectos entre los miembros de tu organización.
Este programa se complementa con otras utilidades como el intercambio y almacenamiento de documentos y videollamadas.
Con la versión gratuita podrás ver los 10.000 mensajes más recientes que se hayan escrito en todos los canales, hacer llamadas 1 a 1 de voz y vídeo y tener 10 apps integradas.
4. Anfix, la facturación también es clave en la digitalización empresarial
Una plataforma de facturación y contabilidad, con versiones iOS y Android, que permite llevar un control, sencillo y optimizado, de las facturas y cuentas de la empresa.
Entre algunas de sus funciones destacan la generación y envío de facturas y presupuestos, la digitalización de facturas, recibos y tickets, y el cálculo de impuestos, entre otros. Además permite conectarse con las apps de entidades bancarias para consultar transacciones en tiempo real. También permite dar acceso a clientes y gestores para compartir archivos de manera rápida.
Dispone de una versión de prueba de 15 días. Luego los planes mensuales van desde los 10 euros.
5. 1Password
Con 1Password podrás agrupar todas tus contraseñas en un mismo lugar y así solo recordar la cuenta de acceso a esta herramienta y acceder al listado completo de las claves de tus equipos desde tu móvil. Con esto evitarás problemas de acceso o tener que repetir las mismas claves para recordarlas. Esta aplicación está disponible para Android e iOS.
6. Sign Easy
La digitalización empresarial no solo se trata de que trabajes de manera online, tengas tus archivos en la nube o un sistema de facturación automático. También que puedas firmar documentos. Por eso, si tu empresa necesita tu firma en un contrato, presupuesto o carta y no te encuentras en la oficina puedes hacerlo a través de tu móvil o tablet con esta aplicación. Sign Easy está disponible tanto para Android como para IOS. Con ella podrás incorporar tu firma para darle validez a documentos que sean urgentes.
Dispone de una versión gratuita y ofrece una prueba gratis. La versión de pago está disponible a partir de unos 8 euros.
7. Trello
Si buscas una app que te ayude en la organización de tu equipo de trabajo, esta es una interesante opción. Con Trello puedes crear un panel de trabajo en el que asignar proyectos a cada uno de los miembros de tu empresa, gestionar sus avances, compartir documentos y poner fecha límite a las tareas que se organizan a través de un calendario.
Es un aplicación gratuita y está disponible para Android y para IOS.
8. Invoice2go
Si necesitas simplificar la contabilidad de tu negocio Invoice2go es una buena solución. Te ofrece la posibilidad de emitir y controlar la evolución de tus facturas, enviar recordatorios a tus deudores, clasificar y archivar facturas pagadas y sincronizar los movimiento contables de tu empresa desde tu smartphone.
No tiene versión gratuita, pero puedes probarla gratis y la versión de pago está disponible a partir de unos 3 euros al mes.
9. Simple Mind, camina con tus reuniones a la digitalización empresarial
Con esta herramienta tendrás reuniones más productivas. Simple Mind resume en mapas mentales los aspectos más destacados de las reuniones de trabajo. Estos pueden luego ser compartidos con el equipo de trabajo para que queden claros los objetivos que se pretenden conseguir.
Como otras aplicaciones de esta lista, esta también se encuentra disponibles para Android e iOS.
10. Kingsoft Office
Esta aplicación te permite realizar hojas de cálculo, presentaciones en Power Point, editar, crear textos y bases de datos desde tu teléfono móvil. Con lo que la digitalización empresarial de tu negocio podrás llevarla a cabo desde cualquier lugar.
Está habilitada para iOS y Android.
Desde Ledmon te animamos a que aproveches las ventajas de la digitalización empresarial y, si decides orientar tu empresa al mundo digital, cuentes con nosotros para ponerte en el mapa y que tus clientes te conozcan.
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