Lo primero que tienes que saber es que a la hora de personalizar tus emails tienes muchas más opciones si trabajas desde un programa de gestión de correo electrónico. El acceso a través de las diferentes opciones de correo web suelen ofrecer servicios más sencillos. Pero, por suerte, cada vez es más común encontrar aplicaciones que permiten gestionar todo el correo. ¡Y desde cualquier parte! En general, todo lo que vamos a abordar son cambios que pueden realizarse en cualquier email, sea cual sea el sistema de acceso al correo electrónico. Cómo personalizar emails.
¿Qué diferencia hay entre el email y gestor de email?
Para muchos hablar de email o gestor de email es hablar de lo mismo, pero se trata de cosas distintas.
El email es una dirección electrónica. Una cuenta a la que las personas pueden dirigirse, como una dirección postal, para enviar un mensaje por internet. Este correo electrónico cuenta con tres partes: el usario/nombre, la @ y el dominio del correo.
Sin embargo, el gestor de email o cliente de correo, es una herramienta para acceder a nuestra cuenta de correo electrónico y gestionarlo. Es común que permitan gestionar varias cuentas diferentes de email desde el mismo cliente.
Acceso remoto pero con limitaciones
Por último, hay aplicaciones web con las que se puede acceder al email (como gmail), que permiten entrar en nuestro email desde cualquier parte. A diferencia del cliente de correo, que está descargado en un ordenador concreto.
Otra diferencia entre ellos, radica en las acciones que permiten. Aunque hay aplicaciones con las que gestionar completamente el correo, lo habitual es que las aplicaciones estén limitadas a acciones básicas de gestión como: leer, escribir y enviar correos. Sin posibilidad de hacer personalizaciones muy sibaritas.
Cómo personalizar emails: haz que hable de ti
Sin duda, facilitar lo máximo posible la comprensión del mensaje que hemos enviado, es un éxito en comunicación. Dentro de todas las opciones sobre cómo personalizar emails, configurar una estética que responda a nuestra imagen corporativa, marca personal o contenido que estamos tratando… Ayuda mucho a la hora de diferenciarnos. Y facilita la comprensión lectora.
Aunque el abanico de posibilidades depende del gestor de correo o el correo web, estas son algunas de las personalizaciones básicas que se pueden realizar de forma común en todos ellos:
- Fuentes
- Colores
- Efectos
- Temas
Una firma para cada una de tus versiones
Una misma dirección de correo electrónico puede servir para comunicarnos con nuestros amigos, posibles clientes… O con los miembros del equipo de investigación universitario donde acabamos de meternos. Porque el ser humano es diverso en sí mismo, lo suyo es que tu cuenta de correo sea lo más parecida a ti.
Por eso, puedes crear distintas firmas según la versión de ti que necesites ofrecer. En ellas indicas de forma diferenciada datos personales como: tu nombre, cargo o área, teléfonos diferenciados…
Estas firmas se quedan guardadas bajo un título y puedes añadirlas con un solo “click” al finalizar el email que acabas de escribir. Porque no hay nada como personalizar emails reforzando nuestra marca personal.
No pierdas tiempo… ¡Usa plantillas!
Hay tareas que son repetitivas, que ejecutadas de forma individual, multiplican el esfuerzo y el tiempo necesarios para desempeñarlas. Por eso, encontrar un método que nos ayude a llevarlas a cabo lo más rápido posible es una ventaja considerable.
¿Cómo personalizar emails para trabajar más rápido? A través de la creación de plantillas. Se trata de modelos de correo predefinidos y guardados, para evitar tener que redactarlos desde cero cada vez que lo necesitamos.
Hacer plantillas de email es fácil
- Escribir un nuevo correo con los colores, fuentes y efectos que queramos. Solo que en lugar de enviarlo, lo guardaremos como plantilla.
- Además, se puede titular en función del contenido o destinatarios a los que va dirigido.
- De esta forma, puedes agilizar las tareas de comunicación. Al mismo tiempo que te aseguras de que el email contiene toda la información, es correcta y está presentada tal y como quieres.
¿No estás disponible? Crea una respuesta automática
Una de las funciones más útiles y que mejor te hacen quedar, es la configuración de una respuesta automática. Cómo personalizar emails va mucho más allá de la apariencia de nuestro mensaje. Si estás de viaje, enferm@ o desconectad@ unos días. Puedes hacérselo saber a las personas que se pongan en contacto contigo cuando tú no estés.
¿Qué debe contener un mensaje automático?
- Se trata de programar un mensaje corto en el que explicas que no estás disponible en estos momentos.
- Si quieres, también puedes exponer los motivos, pero no es necesario.
- Lo que sí es recomendable es que añadas, siempre que sea posible, otro email de contacto (de un compañer@ de trabajo o un asistente) a donde puedan recurrir las personas que tengan urgencia por ser atendidos.
- Puedes elegir el periodo en el que va a estar activa la respuesta automática. O marcar el inicio y deshabilitarlo cuando vuelvas de forma manual.
- Y normalmente, también puedes marcar si va a ser enviado a todo el mundo o solo a tus contactos.
Programa los envíos y olvídate
Haz que tus emails lleguen cuando tú quieres sin necesidad de tener que conectarte para escribir y realizar el envío en ese mismo momento. De todas las funciones sobre cómo personalizar emails, esta es una de las más prácticas. Porque te permite trabajar a tu ritmo.
Ganarás libertad e irás reduciendo tu lista de tareas pendientes. Además de evitar descuidos propios de las prisas en esos momentos en los que estamos pendientes de muchas cosas.
Señala el grado de importancia del email
Facilita la gestión del tiempo del receptor del correo electrónico, porque puede saber de un solo vistazo, si la información que contiene es prioritaria. Es decir, si debe actuarse de inmediato. O puede ponerse con ello más tarde.
Varía entre: importancia alta, normal o baja
Top Secret: La confidencialidad en tus emails
Si hay una opción importante cuando valoramos cómo personalizar emails para que respondan a nuestras necesidades. La confidencialidad ocupa un lugar prioritario. Se trata de proteger el contenido del email que estamos enviando. De tal manera que las personas que lo reciban no puedan disponer libremente ni del contenido del mensaje, ni del propio email.
Con ello, se garantiza cierto grado de privacidad y seguridad respecto a información o datos que se consideran sensibles. Y para los que queremos un acceso restringido solo a las personas seleccionadas. Quedan inhabilitadas las funciones de:
- Reenviar
- Imprimir
- Copiar
- Descargar
Los contactos, bien ordenados
El listín telefónico electrónico o libreta de direcciones no es solo un recopilatorio de datos personales. Es un archivo de datos de tus contactos. Y cuanto mejor ordenado esté. Más partido le sacarás.
1. Porque puedes registrar en la libreta de direcciones otros datos de la persona a la que pertenece esa cuenta de correo electrónico. Como nombre y apellidos, teléfono, empresa y cargo que desempeña. E, incluso, un segundo email, por ejemplo, el personal.
2. Al tener los contactos bien ordenados puedes evitar errores al realizar los envíos. Como equivocarte de destinatario u olvidarte de algún miembro de un equipo de trabajo. Además de hacer envíos a grupos.
3. Y por último, porque una libreta de direcciones ordenada ahorra mucho tiempo a la hora de gestionar nuestra comunicación a través del email. Y combinado con el uso de plantillas, se puede hablar de la ¡optimización del tiempo con mayúsculas!
Actualiza los datos de personas que te interesan
Como personalizar emails es una labor que requiere algo de dedicación. Lo mejor que podemos hacer, es que todo ese esfuerzo obtenga una rentabilidad. Especialmente cuando hablamos de nuestra dirección de correo profesional.
Y para conseguirlo, puede ayudarte mucho mantener actualizada la base de datos que te ofrece tu “listín electrónico”. Así, podrás establecer una red de contactos fuerte.
Recuerda que muchas aplicaciones utilizan el email para localizar y sugerir personas que pueden ser de nuestro interés en redes sociales de todo tipo. Por eso, es importante que aproveches las facilidades que te ofrece actualizar los datos del directorio.
Cómo personalizar emails para controlar el envío: Acuse de recibo
A veces necesitamos estar seguros de que la información que se transmite a través de un correo electrónico ha llegado a su destino. Como ocurre con el correo postal, existe la posibilidad de hacer un seguimiento de nuestro mensaje a través de un “acuse de recibo electrónico”.
Señalando esta opción, cuando el email ha sido recibido correctamente, se genera una respuesta automática en forma de aviso. Asimismo, es posible configurar este acuse de recibo para confirmar la lectura del email.
Escribir sin faltas de ortografía, calve para mantener nuestra fiabilidad
Cuando hablamos sobre cómo personalizar emails es fácil pensar en la estética del correo que vamos a enviar. Y olvidar cuestiones como la ortografía. Algo tan importante como el propio contendido del mensaje.
Puesto que no hay nada más contundente para hacernos perder la credibilidad de lo que hablamos y dañar nuestra imagen o la de nuestra empresa, que un texto con faltas de ortografía o una gramática descuidada.
Sinónimos y corrector internacional
Dependiendo de nuestro gestor de correo o aplicación web, nos dará unas opciones u otras. Pero es común que nos ofrezca la posibilidad de corregir nuestro texto e, incluso, de ofrecernos sinónimos para evitar repeticiones.
Además, los hay que permiten realizar correcciones en otros idiomas. Lo que ofrece grandes ventajas para quienes necesitan comunicarse en lenguas diferentes a la materna, algo muy habitual en el ámbito laboral.
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